Posjetili smo ekipu iz Turističkog ureda: Do Špancirfesta sve mora biti savršeno organizirano

I dok većina nas željno iščekuje početak ovogodišnjeg Špancirfesta, desetodnevnog festivala uličnih zabavljača i odlične glazbe, ekipa iz Turističkog ureda Turističke zajednice Grada Varaždina marljivo radi kako bi organizacijski sve prošlo savršeno.  Što je Špancirfest bliže, to je više posla oko organizacije. Usklađuje se svaki detalj kako bi izvođači, izlagači i posjetitelji najpoznatijeg festivala, koji se ove godine održava pod sloganom "Pokreni svoju kreativnost", bili zadovoljni. 

Da već dobro uvježbanoj ekipi iz Turističkog ureda ne nedostaje ideja, kreativnosti, a ponajprije upornosti i volje, uvjerili smo se sami. U kreativnom procesu stvaranja zanimljivih sadržaja za sve posjetitelje Špancirfesta, zatekli smo ih u Uredu, uvijek nasmiješene i raspoložene za razgovor. Na vizualnom identitetu Špancirfesta rade Branka Tropp i Maja Patafta. 

- Ovo je prezentacija jedne ulice, Ulice kreativne industrije. To će biti nova ulica, smještena u Kukuljevićevoj, a bit će ispunjena sudionicima u kreativnoj industriji. Ideje nam dolaze, onda računamo koliko će nas to koštati pa u granicama mogućeg promišljamo vizualne elemente na ovogodišnjem Špancirfestu - doznali smo od Branke Tropp.

Ovih dana imali su poslove od financija, plakatiranja, do recepta na temu kiselog zelja i pokušaja angažiranja borova u cijelu priču. Dnevno se radi cijeli dan. Što su bliže samom festivalu, to je satnica duža unatoč ovom vrućem vremenu.

- Primjerice, radni dan nam traje 12 do 14 sati. Dani pred festival kad se tisuće detalja mora provjeriti, potvrditi, od toga kako će pojedini izvođač doputovati, do smještaja, obroka, posebnih zahtjeva prije i nakon koncerta, to je zapravo vrhunac organizacije. Kad festival počne onda smo već opušteniji - rekla nam je Tropp.

Odahnu tek zadnjeg dana festivala, kad je sve gotovo, a onda od umora više nitko nema snage nizašto.

- Postoji jedna fotografija zadnjeg dana kad smo rekli da ćemo mi svi organizatori sjesti i proveselit se, a na slici svi spavamo po stolovima, nitko ne razgovara, niti jede, niti pije, jer jednostavno nemamo snage - prisjetila se Tropp.

U organizacijskom smislu, tim organizacije Špancirfesta želi biti sve bolji, ne samo prema posjetiteljima u sadržajnom i programskom dijelu, već i u svim elementima koji čine jedan festival.

- To znači da svi ugovori, sve papirnato mora biti uređeno i prije početka festivala, na vrijeme. Također, da pružimo domaćinsku atmosferu svim posjetiteljima, ali i izvođačima po čemu nas zapravo i prepoznaju. Uvodimo ove godine i neke novosti. Jedna od tih je da će Policijska uprava varaždinska organizirati sveopći info pult na trgu slobode i bit će na usluzi posjetiteljima od pružanja informacija o ulicama, događanjima, a bit će im pri ruci i ako izgube putovnicu, novčanik i slično - doznali smo od Branke Tropp. 

Kako su nam svi potvrdili, period pred festival je zapravo najnapetiji pa i najuzbudljiviji dio organizacije, puno teži nego sama realizacija.

- Predviđeno je sve što se može dogoditi, iskustvo je veliko iza nas tako da nas ništa ne može iznenaditi. Sad smo u nekoj fazi završavanja svih detalja festivala. Festival je vrlo kompleksan i puno je koraka u samoj organizaciji. Svi su izvođači uglavnom dogovoreni, potpisani su i ugovori za većinu njih, predstoji nam završetak tih ugovora, rezervacije smještaja, transfera, svih tih operativnih varijanti - doznali smo od Smiljane Mlakar, koja je zadužena za ulični program, ulične zabavljače i akrobate koji čine dušu ovog festivala. 

U timu organizacije samog festivala je petero vrijednih ljudi iz Turističkog ureda, a tijekom samog festivala imaju vanjske suradnike, od pratitelja, tehničke službe, do produkcije. Taj obim ljudi prilagodi se programskim potrebama festivala, a ove će ih godine sve zajedno biti sedamdesetak.

Zasigurno "žarišna točka" Turističkog ureda je Tihana Ciglar. Ona je zapravo "Katica za sve", a preko sebe ima preko 140 izlagača kojima treba udovoljiti svaki njihov prohtjev. Tihana radi na info pultu i ona je prvo lice koje vide izlagači, posjetitelji i turisti koji traže dodatne informacije. 

- Većinu izlagača već jako dobro poznajem tako da otprilike znam što kome treba. Pedeset posto je starih izlagača koji su tu redovito, a ima i onih koji su tu od početka Špancirfesta. Ostale izlagače upoznajem, a probleme riješavamo na licu mjesta - doznajemo od Tihane koja, kako nam kažu iz ekipe TZ-a, svaki problem riješava s osmijehom na licu.

Cijela ekipa koja je u organizaciji Špancirfesta potvrdila nam je kako najviše adrenalina, stresa i posla ima mjesec do dva prije samog festivala. Kada Špancirfest započne mogu malo odahnuti. Zahvaljujući iskustvu i dobroj uigranosti, realizacija je samo točka na i. 

- Kad festival završi, onda smo malo u šoku i tek tada shvatimo kakav je to bio tempo rada, koliko je to bilo angažmana. U početku nam fali taj adrenalin, ali se već ubrzo kreće u organizaciju novog festivala - rekli su nam u Turističkom uredu.